VoIP Hot Desking Nedir ve Neden Buna İhtiyacınız Var?

“Paylaşım kültürü”nden türeyen Hot Desking, ofis çalışanlarının farklı zaman dilimlerinde aynı fiziksel çalışma alanını (masa) paylaşması kavramını ifade ediyor. Birkaç çalışanın bir ofis masasını paylaşması yıllardır işyerlerinde bir trend olmuştur; bu uygulamayı benimseyen kuruluşlar esas olarak ofis alanı kiralama bütçelerini azaltmayı amaçlamaktadır. VoIP sektöründe Hot Desking, IP Telefon ve PBX telefon sisteminde etkinleştirilen özelliği ifade eder.

VoIP Telefon Sisteminde Hot Desking Nedir?

Kullanıcı durumları açısından Hot Desking, bir ofisteki çalışanların kendi dahili numaralarını kullanarak aynı IP telefon cihazlarını paylaşmasına olanak tanır. Kullanıcılar, Hot Desking’in mevcut olduğu bir PBX sisteminden bir Hot Desking telefonu ayarlayabilirler. IP telefon tarafında ise kullanıcılar oturum açıp telefonu kendilerininmiş gibi kullanabilir, sesli postalara, kişilere ve kendi dahili numaralarının diğer ayarlarına kolayca erişebilir. Bu, bir masayı paylaşmaya benzer, ancak bu telefon özelliğinin faydaları yalnızca bir IP telefonunu paylaşmanın ötesine geçer; şirketler için yeni bir maliyet tasarrufu ve esneklik düzeyi sunar.

İşletmeler Neden Sıcak Masaya İhtiyaç Duyar?

1. Daha Fazla Donanım Satın Alma Maliyetlerinden Tasarruf Edin

Birçok işletme genişliyor, bu nedenle müşterilere destek sunarak veya onların sorularını yanıtlayarak müşteri deneyimini geliştirmek için bir çağrı merkezi kuruluyor. Vardiyalı çalışma çağrı merkezi için yaygın bir istihdam uygulamasıdır. Hot Desking özelliğine sahip bir PBX telefon sistemi ile işletmelerin artık her çalışan için özel bir IP telefonuna ihtiyacı yok. Aynı masayı ve telefonu paylaşan çalışanlar, vardiya kendilerine geçtiğinde oturup kendi dahili numaralarında oturum açabilirler. Bu şekilde hem her telefon cihazının kullanımı maksimum seviyeye çıkarılıyor, hem de telefonla ilgili çevre birimlerine yapılan yatırımların da önüne geçilebiliyor.

2. Daha Fazla Esneklik Sunarak İşinize Daha Fazla Odaklanın

Masa paylaşımı bir trend olarak birçok şirkette yıllardır devam ediyor; iş yerinde çevikliği artırıyor ve iş birliğini artırıyor. Aynı masayı paylaşan çalışanların da Ortak Masa Kullanımı özellikli bir telefon sistemine ihtiyacı vardır. Her masada bir masa telefonu bulunan çalışanlar, kendileri için uygun olan koltuğu seçebilir, kendi dahili numaralarına giriş yaparak telefonu kullanabilir ve kendi profillerine, kişilerine, sesli postalarına ve diğer özelliklerine erişebilir. Eskisi gibi farklı bir masada çalışmak, telefona cevap vermek ve telefon görüşmesi yapmak konusunda kendilerini daha güçlü hissetmelerini sağlıyor.

Bazı işletmeler bina genelindeki toplantı odalarına IP telefonları yerleştirebilir, çalışanlar istedikleri toplantı odasında müşterileriyle konferans görüşmesi yapabilirler. Odaya girin, kendi dahili hattında oturum açın ve telefon görüşmelerine hazır olun. Üstelik her zaman kendi dahili numaranızla arama yapmak müşterilerinizin nezdindeki profesyonel imajınızı güçlendirir.

Yeastar PBX Sisteminde Sıcak Masa Kullanımı

Yukarıdaki avantajlarla birlikte gelen Yeastar PBX sistemi Ortak Masa Çalışması özelliği şunları sağlar:

• Masaüstü telefonu yeniden başlatmaya gerek kalmadan IP telefonda kolay ve hızlı bir şekilde oturum açın ve oturumu kapatın.
• Daha da kolayı, IP telefon hat tuşları ayarlarını yapılandırarak kullanıcıların sadece bir hat tuşuna basması, telefonda oturum açmak için dahili numaraları girmesi ve tek bir dokunuşla oturumu kapatması olabilir.
• Kendi dahili numaranızın arayan kimliğine, yönlendirme stratejisine vb. göre arama yapın ve alın.
• Programınıza bağlı olarak, dahili hattınızın paylaşılan masa telefonundaki oturumunu otomatik olarak kapatın.
• İlgili kuyrukların oturum kapatması, bir aracı oturumu kapattığında senkronize edilebilir.
• Yöneticiler, telefonun durumunu izleyerek ve hatta bir kullanıcının telefondaki oturumunu kapatmaya zorlayarak Hot Desking telefonlarını yönetebilir.
• İş seyahatinde olanlar, uzaktan çalışanlar veya esnek programları olan çalışanlar, masalarında otururken ortak masa telefonlarını kullanabilirler.

Desteklenen PBX Modelleri: S50, S100, S300, Yeastar Bulut PBX, K2 IP-PBX

Yeastar PBX Sisteminde Hot Desking Nasıl Yapılandırılır

Yapılandırma son derece kolaydır! İhtiyacınız olan sadece 3 ana adımdır:

1. Adım: Bir Ortak Paylaşım Telefonu Ayarlayın
2. Adım: Dahili Bir Kullanıcı için Ortak Çalışmayı Etkinleştirin
3. Adım: Test edin

Yeastar PBX Ortak Çalışma özelliği, yapılandırması ve desteklenen telefon modelleri hakkında daha fazla bilgi: S-Serisi VoIP PBX için , Yeastar Bulut PBX için , K2 IP-PBX için .