Sanal Telefon Sistemi Nedir?

Geçmişte, küçük işletme sahipleri, çalışır durumda bir telefon hattına sahip olmak için telefon sağlayıcılarından sabit hat kiralamak veya satın almak zorunda kalıyordu. Bu, fiyatlandırma, özellikler ve esneklik söz konusu olduğunda daha fazla seçenek isteyen işletmeler için pahalı ve kısıtlayıcı bir seçenektir. Sanal telefon sistemlerinde durum artık böyle değil.

Sanal telefon sistemi işinizi geliştirmenin uygun maliyetli bir yoludur ve artan üretkenlik, maliyet tasarrufu ve müşteri hizmetlerinde iyileştirmeler gibi birçok fayda sağlayabilir. Bu makalede sanal telefon sisteminin ne olduğu ve işletmelerin bu sisteme yatırım yapmasının en önemli nedenlerinden bazıları tartışılacaktır.

Sanal Telefon Sistemi Nedir?

Sanal telefon sistemi, İnternet üzerinden çalışan bulut tabanlı bir iş telefonu hizmetidir. Yönlendiriciniz aracılığıyla bağlanır ve geleneksel sabit hat hizmetine bağlı değildir. Çağrılar, sesli iletişim sağlamaya yönelik bir internet protokolü olan VoIP tarafından iletilir. Bu, sabit hat veya yerel telefon hizmeti olmadan gelen ve giden aramaları yapmanıza ve almanıza olanak tanır.

Ayrıca internet bağlantınızın olduğu her yerde sanal telefon hizmeti verebilme özelliğine sahiptir. Bu, işletmenizin neredeyse dünyanın her yerinde bulunan birden fazla uzantıya sahip olabileceği anlamına gelir. Softphone uygulamalarıyla masaüstü, dizüstü bilgisayar, tablet ve akıllı telefon gibi internete bağlı her türlü cihazda iş görüşmeleri için sanal telefon sistemi kurulabilir.

Sanal Telefon Sistemi Nasıl Çalışır?

Sanal telefon sistemi, telefon sisteminizi dış dünyaya bağlamak için VoIP (internet üzerinden ses protokolü) kullanarak çalışır . VoIP, internet bağlantısı üzerinden iletilen düşük maliyetli, yüksek kaliteli bir sesli iletişim protokolüdür. VoIP, analog sinyalleri bir IP ağı üzerinden dijital veri paketleri olarak gönderir. Bu paketler analog yerine dijital olarak iletildiğinden, normal telefon servisine göre çeşitli avantajlar sunarlar. Örneğin, VoIP aramaları internet üzerinden ilettiği için, şirketlerin ek maliyetler veya yüksek aylık faturalar olmadan uluslararası aramalar yapmasına olanak tanır. VoIP hizmetleri aynı zamanda geleneksel telefon hatlarına göre daha iyi ses sıkıştırma ve hata düzeltme özelliği sunarak daha net aramalar sağlar.

Sanal Telefon Sistemi Kullanmanın Avantajları

Her küçük işletmenin, geleneksel donanım telefonları yerine sanal telefon hizmetini kullanmayı düşünmesinin birçok nedeni vardır. En önemli avantajlardan bazıları şunlardır:

Başlamak Kolay

Sanal telefon hizmetlerine kaydolmak kolaydır ve hızlı bir şekilde kurulabilir; bu, iş telefonu sisteminizin tam olarak çalışır hale gelmesi için günlerce veya haftalarca beklemek zorunda kalmayacağınız anlamına gelir. Günümüzde çoğu çevrimiçi tabanlı platformda olduğu gibi, öğrenilmesi gereken karmaşık teknik bilgiler yoktur, kullanılan arayüz sezgisel ve kullanıcı dostudur.

Gelen bir çağrı aldığınızda, telefon sistemi, çağrının nereye yönlendirilmesi gerektiğini belirlemek için hesap bilgilerinize bakacaktır. Daha sonra bunu işletmenize bağlı sanal bir numaraya veya cep telefonuna iletecektir.

Giden aramalar da aynı derecede kolaydır. Bilgisayarınızdaki veya mobil cihazınızdaki bir uygulamayı kullanarak giden arama yapabilirsiniz. Numarayı çevirin ve cevaplandığında telefonu kaldırın veya eller serbest arama için kulaklık kullanın.

Maliyetlerden Tasarruf Edin

İşletmelerin sanal telefon hizmetlerine geçmesinin başlıca nedenlerinden biri, bunların geleneksel donanım telefonlarına göre önemli ölçüde daha düşük maliyetli olmasıdır. Sanal telefonlar mevcut internet bağlantınız üzerinden çalıştığı için iş telefonu görüşmeleri yapmak için çok daha uygun maliyetlidir.

Sanal telefon sistemi hizmetleri, iş ihtiyaçlarınıza ve bütçenize göre farklı planlar sunar; koşullarınıza en uygun planı seçebilirsiniz. Sanal sistemler, ücretsiz numaralar veya yerel özel numaraları çok düşük bir maliyetle sağlayacak şekilde kurulabilir.

Ayrıca, donanım telefonlarının satın alınmasıyla ilgili kurulum ücretleri, aylık ekipman kiralamaları veya hizmet ücretleri gibi gizli maliyetlerin de olduğunu görebilirsiniz. Sanal telefon sistemiyle kurulum maliyeti yoktur ve örneğin IP telefonlara yatırım yapmak istiyorsanız donanım isteğe bağlıdır.

İstediğiniz Yerden Çalışın

Uzaktan çalışma artık birçok işletme için bir ayrıcalık değil zorunluluk haline geldi; Bu tür bir iş sistemini kullanmak, artık masa telefonuna bağlı olmadığımız anlamına geliyor.

Sanal telefonlar, internetin olduğu her yerden alınıp kullanılabilme kolaylığı sunarak, ofis dışındayken veya uzaktan çalışırken arama yapamama sorununu ortadan kaldırıyor. Bu, uzaktan çalışanlara veya evden çalışanlara personel sağlayan kuruluşların, çalışanlar evden çalışıyor olsa bile tutarlı bir kapsam sunmasına olanak tanır. Sanal telefonlar web üzerinden çalıştığından mobil uygulama aracılığıyla erişilebilirler; bu da bilgisayarınızdan, ofis telefonunuzdan uzaktayken veya iş saatleri dışındayken bile işle ilgili konularda çalışmanıza olanak tanır.

Ayrıca, ekibinizin bir parçası olmak için belirli bir fiziksel konumda bulunmalarına daha az ihtiyaç duyulduğundan, daha önce mümkün olandan çok daha geniş bir havuzdan işçi işe almanızı kolaylaştırır.

Donanımdan Özgürlük

İşletmelerin donanım telefonlarını satın alırken ve bakımını yaparken karşılaştığı bir sorun, bunların çok çabuk eskimesidir. Sanal bir telefon sistemi çevrimiçi olarak yaşadığı ve teknoloji her geliştiğinde yeni ekipman satın almak zorunda kalmak yerine yazılım güncellemeleri yoluyla değiştirilebildiği için bu konuda endişelenmenize gerek kalmayacak. Bulut teknolojisi, daha fazla kullanıcı ekleyerek, dahili numaraları değiştirerek vb. iş telefonu sisteminizi anında yükseltmenize veya değiştirmenize olanak tanır.

Çoğu Cihazla Uyumlu

Çalışanların işlerini yapmak için kendi akıllı telefonlarını, tabletlerini ve dizüstü bilgisayarlarını kullandıkları BYOD’nin (Kendi Cihazınızı Getirin) yükselişiyle birlikte, herhangi bir iş telefonu sisteminin cihazların çoğuyla uyumlu olması önemlidir. Sanal telefonlar; PC’ler, Mac’ler, Android’ler, iPhone’lar ve daha fazlası dahil olmak üzere her tür cihazda çalışır.

İş Verimliliğini Artırın

Sanal telefon sistemleri eski iş telefonlarından çok daha etkili olduğundan, iletişimin kolaylaşmasına ve verimliliğin artmasına neden olur. Sunulan gelişmiş özellikler iş yapma şeklinizi geliştirebilir.

Örneğin, birçok sağlayıcı, gelen aramaların mevcut sabit hat numarası veya cep telefonu gibi mümkün olan herhangi bir konuma yönlendirilmesine olanak tanıyan farklı arama yönlendirme özellikleri sunar. Bu, ekibinizin fiziksel konumlarından bağımsız olarak müşteri sorularını yanıtlamasına olanak tanır.

Ek olarak, bulut tabanlı bir telefon sistemi uygulandığında, tüm iletişim araçlarınız tek bir çatı altında sorunsuz bir şekilde birlikte çalıştığından artık karmaşık entegrasyon süreçlerine gerek kalmaz.

Geliştirilmiş Ekip İşbirliği

Sanal telefon hizmetleri, ekiplerin farklı konumlardan birbirleriyle işbirliği yapmasını kolaylaştıran konferans özellikleri gibi çeşitli uygulamalara sahiptir. Video konferans, ekran paylaşımı ve anlık mesajlaşma birçok sanal telefon uygulamasına dahildir.

Bu özellikler özellikle gün boyunca sık sık iletişim kurması gereken coğrafi olarak dağınık ekipler için kullanışlıdır. Örneğin, bu araçlar, satış departmanınız için konferans görüşmeleri düzenlemenizi veya ekip üyeleriniz için uzaktan eğitim dersleri düzenlemenizi kolaylaştırır.

İşletmeniz Daha Profesyonel Görünecek

Yeni girişimler veya ön yükleme yapan girişimciler için, yatırımcılara veya müşterilere satış konuşması yaparken ciddiye alınmak her zaman kolay değildir. Profesyonel bir telefon sistemi, şirketinize doğru adım atmanızı sağlayacak desteği sağlayabilir. Aslında iyi tasarlanmış bir iş telefonu sistemi, şirketinize sektörünüzdeki daha büyük rakiplerle rekabet edebilme güvenilirliğini sağlayacaktır. İşletmeniz daha profesyonel ve köklü görünecek ve şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun yeni iş fırsatlarına kapı açılacaktır. Siz büyümeye devam ettikçe iş iletişim sisteminiz, kuruluşunuzun değişen ihtiyaçlarına göre kolaylıkla ölçeklenebilir.

Sanal Telefon Sistemleri Esneklik Sunuyor

Sanal telefon sisteminin faydalarını tek kelimeyle özetlemek gerekirse bu “esneklik” olmalıdır. Daha önce de tartıştığımız gibi, fiziksel bir çalışma alanına olan ihtiyacı ortadan kaldırıyorlar ve internet bağlantısı olan her yere götürülebiliyorlar. Çalışanların iş iletişimi için birden fazla cihaz kullanması nedeniyle, aynı iş telefonu numarasını kullanarak cep telefonundan dizüstü bilgisayara veya başka herhangi bir cihaza sorunsuz bir şekilde geçiş yapmalarına olanak tanır.

Ayrıca sanal telefon sistemleri web tabanlı olduğundan çok çeşitli özellik ve yeteneklerle özelleştirilebilirler. Bu, kuruluşunuza, sahip olabileceğiniz her türlü iş gereksinimini karşılayacak bir çözüm oluşturma yeteneği verir.

Sanal telefon sistemi, çağrı yönlendirme, İnteraktif Sesli Yanıt (arayanlar sisteminizde belirli noktalara ulaştığında IVR kayıtlı mesajları oynatma), otomatik operatör, çağrı kaydetme, çağrı analizi, konferans görüşmesi ve daha fazlası gibi hizmetler sunar. Genel olarak, sanal telefon hizmetleri esnektir ve tüm iş aramalarınızı karşılayacak şekilde özelleştirilebilir.

En İyi Sanal İş Telefonu Sistemi Nasıl Seçilir

Bu kadar çok seçenek varken, hangi sanal telefon sisteminin işletmeniz için en iyisi olduğunu anlamak zor olabilir. Bunlar, bu kararı verirken dikkate almanız gereken hususlardan bazılarıdır.

Hangi Özellikler Dahildir?

Sanal telefon servis sağlayıcılarıyla ilgili en iyi şeylerden biri, her türden işletmeye yönelik çok çeşitli araçlar, özellikler ve yetenekler sunmalarıdır. Bununla birlikte, herkesin tam özellik setine hemen ihtiyacı yoktur; bu nedenle, bir çözüme karar vermeden önce tam olarak ne elde ettiğinizi anlamanız önemlidir.

Örneğin, birçok sağlayıcı müşterilerinin ücretsiz veya düşük maliyetli bir paketle başlamalarına izin verir, böylece bütçenizi zorlamadan yeni iş iletişim sisteminizi test edebilirsiniz. Buradan sonra, zaman içinde kendinizi daha gelişmiş özellikler kullanırken bulursanız, şirketler genellikle minimum maliyetle küçük yükseltmeler sunacaktır, böylece gereğinden fazla ön ödeme yapmak zorunda kalmazsınız.

En Kaliteli Müşteri Desteği

İşiniz söz konusu olduğunda olağanüstü müşteri desteği sağlamayan bir sanal telefon sistemini kullanma riskini almak istemezsiniz. Bu, bazı sağlayıcıların başarısız olduğu ve diğerlerinin gerçekten parladığı bir alandır. Bu sistemlerin özellikleri ve yetenekleri sağlayıcıdan sağlayıcıya büyük ölçüde farklılık gösterebileceğinden, tüm çözümler eşit şekilde oluşturulmaz.

Neyse ki, kaliteli ürünler ve birinci sınıf müşteri hizmetlerine sahip şirketler zaman içinde her zaman daha fazla müşteri çektiğinden, mükemmel hizmet sunanlar genellikle incelemeler veya ağızdan ağıza pazarlama yoluyla kendilerini tanıtacaktır.

Ölçeklendirme Yeteneği

En iyi sağlayıcılar, yeni çalışanları hızlı bir şekilde eklemenize olanak sağlamanın yanı sıra, iş gereksinimleriniz değiştiğinde aynı hızla boyut küçültmenize de olanak tanır. Vergi sezonu veya okula dönüş zamanı gibi yılın yoğun zamanlarında ölçeği artırırken kullanıcıları anında ekleyebilmelisiniz. Artık onlara ihtiyaç kalmadığında, planınızın düzeyini kolayca düşürebilmeli ve gereksiz numaraları sistemden kaldırabilmelisiniz.

Fiyatı nedir?

Her türlü işletme giderinde olduğu gibi, en iyi değeri bulmak her zaman bir önceliktir. Bunu akılda tutarak, sanal telefonları rakiplerinden daha düşük fiyatlara satan şirketler her zaman olacaktır, ancak yakından bakarsanız, genellikle sistemin genel işlevselliğini önemli ölçüde azaltan gizli ücretler veya kısıtlamalar bulacaksınız.
Bizim tavsiyemiz? Sadece paradan tasarruf etmek için iş iletişim sisteminizin sunduğu her şeyi feda etmeyin.

Geleneksel PBX ve Sanal Telefon Sistemi

Geleneksel PBX (Özel Şube Santralı) telefon sistemi, halen birçok kuruluşun telefon sistemlerinin ayrılmaz bir parçası olmasına rağmen, geçerliliğini yitirmektedir. Bazı şirketler, özellikle de büyük bir yatırımları varsa, PBX telefon sistemlerini yükseltmemeyi tercih ederken, diğerleri bunun yerine bulut tabanlı rotaya gitmeye karar veriyor.

Sanal PBX telefon sistemiyle geleneksel PBX’e göre pek çok avantaj elde edilebilir. Birincisi, geleneksel PBX telefon sistemindeki değişiklikler çoğu zaman teknisyenlerin ortaya çıkıp sistemi fiziksel olarak yapılandırmasını gerektirir. Ancak sanal telefon sisteminde yazılım güncellemeleri kullanılarak değişiklikler yapılır. Ayrıca, geleneksel PBX telefon sisteminin yazılımında veya donanımıyla ilgili bir şeyler ters giderse, bunu sizin için düzeltecek birini bulma konusunda neredeyse onların insafına kalırsınız. Sorunu çözmek için birini göndermeleri biraz zaman alabilir ve işletmelerin bu arada genellikle ayrıntılı geçici çözümler bulması gerekir.

Ayrıca, geleneksel bir PBX telefon sistemi genellikle donanıma, yazılıma ve hatta kurulum için teknisyenlere ödeme yapılmasına yönelik ağır bir ön yatırım gerektirir. Bulut tabanlı çözümler çok daha düşük maliyetlidir ve başlamak için ihtiyacınız olan tek şey, arama yapıp alabileceğiniz, internete bağlı bir cihazdır.

Geleneksel bir PBX telefon sistemiyle, aylık faturanızın tam olarak ne kadar olacağını bilmenin hiçbir yolu yoktur; bazı sağlayıcılar ise sabit oranlı fiyatlandırma yaptıklarını iddia eder; bu, sistemde kullanabileceğiniz özellikleri dikkate almaz. Hangi özellikleri kullanırsanız kullanın, barındırılan VoIP çözümlerinde neredeyse her zaman sabit bir aylık miktar vardır.

Sanal Telefon Sistemleri Hakkında SSS

Evinizden sanal bir telefon sistemi kullanabilir misiniz?

Kesinlikle sanal telefon sistemleri sadece ofisle sınırlı değildir ve evinizden de aynı rahatlıkla kullanılabilmektedir. Bu özellikle sanal ofis kurmak isteyen girişimciler için faydalıdır. Sanal telefon sistemlerinde, çoğu mobil cihazdan kullanabilmeniz için mobil uygulamalar da mevcuttur.

Ne zaman sanal telefon sistemine yatırım yapmalısınız?

Kısacası mümkün olan en kısa sürede! Sanal telefon sistemi, küçük işletmelerin bütçelerini zorlamadan en son teknolojiyi sunarak büyük işletmelerle rekabet etmelerine olanak tanır. İşletmenizi bir sonraki seviyeye taşımanın bir yolunu arıyorsanız, sanal telefon sistemi genel iletişim stratejisinin bir parçası olarak ciddi şekilde düşünülmelidir.

En iyi sanal telefon sistemi hangisidir?

Piyasada birçok sanal telefon sistemi sağlayıcısı bulunmaktadır. En iyi sanal telefon sistemi, işletmenizin büyüklüğüne ve aradığınız özellik türlerine bağlı olacaktır. Yeastar, küçük işletmelere yönelik sanal telefon sistemlerinin önde gelen sağlayıcılarından biridir. Özelliklerle dolu uygun fiyatlı planlar sunuyoruz ve hatta sanal telefon sisteminin sizin için uygun olup olmadığını görmek için ücretsiz denemeye bile başlayabilirsiniz.

Yeastar Cloud PBX’i deneyimlemek ve daha fazlasını kendiniz keşfetmek için 30 günlük ücretsiz denememize kaydolun.