Otel Telefon Sisteminizi Yükseltmeden Önce 2020 Kontrol Listesi

Retro bir arabaya sahip olmak vintage bir lüks olarak kabul edilir. Eski bir teknoloji sistemine mi sahipsiniz? Pek değil. İletişim teknolojilerinin geliştiği ve radikal bir şekilde yenilendiği bir çağda, yalnızca ses kullanan eski telefon sistemleri, günümüzde rekabetçi kalabilmek için gereken işlevsellik eksikliğinden dolayı desteğini giderek daha fazla kaybediyor. Ve bu özellikle otel sektörü için geçerlidir.

Otel telefon sistemleri, uyandırma çağrılarından ve 24 saat resepsiyondan daha fazlasıdır; Bu, konuk deneyimi, artırılmış üretkenlik ve iyileştirilmiş kar ile mülkünüzü farklılaştırmanın ayrılmaz bir yoludur. VoIP, Tümleşik İletişim ve Bulut mimarileri gibi modern iletişim teknolojileri, eski sistemlerin pek sunamayacağı bir dizi iş geliştirme yeteneği sunabilir. İş akışı optimizasyonuna yönelik BYOD teknolojisinden 5 yıldızlı hizmetlere yönelik yüksek dokunmatik çözümlere kadar, modern konaklama telefon sistemi seçenekleri sonsuzdur.

Telefon sisteminizi yükseltmeye veya yeni bir otel iletişim çözümü benimsemeye karar verdiğinizde, konaklama sektöründe dikkate alınması gereken aşağıdaki 7 unsuru aklınızda bulundurun.

Otel Telefon Sistemi Yükseltme: Dikkat Edilecek 7 Husus

1. Ön Koşul: Kullanıcı Boyutu, Sandıklar ve Diğerleri

Otel telefon sisteminizi yükseltmeden önce, akıllıca bir satın alma kararı vermenize yardımcı olacak doğru bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun. Gerekli sistem boyutu ve kapasitesi ön planda olmalıdır.

Otelinizin büyüklüğüne göre kaç dahili hattın hizmet vereceğini ve aynı anda kaç kişinin telefonda konuşabileceğini düşünmeye başlayın. Bu, büyük ölçüde bundan 1-3 yıl sonra ihtiyaç duyacağınız personel ve misafir kullanıcı sayısına bağlı olabilir. Bu, ihtiyaç duyulan özelliklerle ilgili bazı fikirlerin yanı sıra sistem kapasite gereksiniminiz hakkında temel bir ipucu vermenize yardımcı olur.

Dikkate alınması gereken bir diğer önemli faktör, kullanılacak harici telefon hatlarıdır (ana hat). Çoğu durumda seçenekleriniz analog hatları, T1’ler veya PRI’ler gibi daha yüksek kapasiteli devreleri, yeni nesil SIP hattını veya herhangi bir kombinasyonu içerecektir. Daha küçük bir otel için 23 ses kanalı taşıyan tipik bir PRI hattı yeterli olabilir. Ancak daha büyük mülkler için taşma veya yedeklilik amacıyla ek devrelere veya yedek hatlara ihtiyaç vardır. Ayrıca, yerel veya uluslararası aramalar çok daha ucuz olduğundan otellerin VoIP teknolojisine yönelmesi sıklıkla tavsiye edilir.

2. Daha Azıyla Daha Fazlasını Yapın: Konaklama İhtiyaçlarınızı Karşılayın

Konaklama sektöründe sahip olunması gereken pek çok telefon özelliği bulunsa da , her otel her işleve ihtiyaç duymaz. Önemli bir adım, hangi işlevlerden en çok yararlanacağınızı ve günlük operasyon görevleriniz için neyin gerekli olduğunu belirlemektir. Konuk deneyimini geliştirmek ve çalışanların verimliliğini artırmak için göz önünde bulundurmanız gereken birkaç özellik ve teknolojiyi burada bulabilirsiniz.

• Akıllı Çağrı Kontrolü:  Otel işletmecilerinin işçilik maliyetlerini azaltması ve iş verimliliğini artırması için tam kapsamlı çağrı kontrolü özellikleri temeldir. Çağrı yönlendirme, IVR, hızlı arama ve entegre uyandırma çağrıları gibi güvenilir iletişim işlevleri, otellerin çağrı akış yönünü otomatikleştirmesine ve tekrarlanan iş yükünü azaltmasına yardımcı olur.
• PMS Entegrasyonu:  otel mülk yönetim sisteminiz (PMS), operasyonel verimliliği en üst düzeye çıkarmanın anahtarıdır ve otel PBX telefon sisteminizle mükemmel bir şekilde entegre edilirse, misafir rezervasyonu, faturalandırma, minibar düzenlemesi vb. her zamankinden daha kolay hale gelecektir.
• Mobil Softphone:  Otel personelinizi kendi mobil cihazları aracılığıyla sürekli bir iletişim döngüsünde tutmak, konukların yanıt verme süresini kısaltabilir ve ekip işbirliğini geliştirebilir. Bir iletişim sistemini değerlendirirken bu tür BYOD teknolojisinin dahil olup olmadığını değerlendirmeye çalışın.
• Çoklu Ofisler: Eğer bir zincir otel veya dağınık konumlara sahip bir tatil köyü iseniz, aramaları bir VPN üzerinden farklı siteler arasında yönlendirerek paradan tasarruf edip edemeyeceğinizi düşünün veya uzak ofisleri ve uzak ofisleri birleştirmeye yardımcı olacak kapsamlı şube ofis çözümlerine sahip bir sistem seçip seçemeyeceğinizi düşünün. Ofisler arası ücretsiz aramaları etkinleştirerek maliyetlerden tasarruf edin.

Otelinizin telefon sisteminin sahip olması gereken konaklama özelliklerine kapsamlı bir bakış:

3. Personel İş Akışı Optimizasyonu ve Yönetimi

Günlük iş akışı optimizasyonu ve otel yönetimi konusunda size yardımcı olabilecek bir mülk yönetim sisteminiz yoksa, sorunları çözecek yerleşik bir otel Uygulaması/Modülü içeren bir PBX sistemi bulmak harika bir seçenektir.

Bu tür katma değerli otel uygulamaları, minimum yatırımla ve birlikte çalışabilirlik sorunları endişesi olmadan, check-in/out, oda durumu, fatura raporu, mini bar yönetimi ve uyandırma çağrıları gibi ek konaklama özellikleri sunabilir. Bunun da ötesinde, kolay kullanım için genellikle gerçek zamanlı bir gösterge tablosu ekranı sağlanır. Personeli sınırlı olan ve hizmetle ilgili sorunları olan küçük işletmeler için bu durum ezber bozabilir; çünkü otel personeli yanıt sürelerini iyileştirebilir, yönetimi merkezileştirebilir ve bunun sonucunda kusursuz bir misafir deneyimi sağlayabilir.

4. Maliyetler: Mevcut Altyapının Birlikte Çalışabilirliği

Bütçe kontrolü genellikle yeni bir çözümün satın alınıp alınmayacağı ve nasıl satın alınacağını belirleyen karar verici faktördür. Otel mülkünüz için yeni bir iletişim çözümü aramaya başladığınızda, mevcut altyapınızın giderleri azaltmak için mükemmel bir şekilde kullanılıp kullanılamayacağını değerlendirmek önemlidir. Yeni çözüm ile mevcut PBX’iniz, IP Telefonlarınız ve analog telefon setiniz, ağ geçitleriniz, kablolarınız veya herhangi bir tür hat arasındaki mükemmel birlikte çalışabilirlik, yalnızca en iyi maliyet verimliliğine ulaşmanıza yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda provizyon sürecinde sizi birçok sorundan da kurtaracaktır.

Analogdan IP ağına geçiş yapmayı düşünüyorsanız, bütçeyi azaltmak için iyi bir çözüm  VoIP ağ geçitlerini dağıtmaktır . İki farklı ağ arasında köprü kurmaya yardımcı olurlar ve analog telefonları, faks makinelerini, kabloları ve diğer değerli analog varlıkları değiştirmek için gerekenin yalnızca küçük bir kısmına mal olurlar.

5. Kullanım ve Yönetim Kolaylığı

Oteller için en iyi telefon sistemleri yalnızca işlevsel değil aynı zamanda kullanımı kolaydır. Sisteme kendi başınıza hizmet vermenize neden olan iş telefonu sistemlerine karşı dikkatli olun. Saygın sağlayıcılar, sisteminizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için kullanımı kolay cihazlar, güçlü teknik destek ve hatta yönetilen hizmetler sunar. Çoğu durumda, kullanıcı dostu bir telefon sistemi tak ve çalıştır özelliğiyle hazır olarak gelmeli ve sistem yöneticileri için sağlam yerleşik yönetim özellikleriyle donatılmalıdır.

Kolay PBX yönetimi ve kontrolü için basit bir özellik kontrol listesi:

• Tak ve Çalıştır Kapasitesi
• Web Tabanlı Kontrol Paneli (Online Portal)
• PBX ve Kaynak Monitörü
• Olay Bildirimi (Anlık Uyarı)
• Çalışma Saati Kuralı
• IP Telefonu Otomatik Hazırlama
• Uzaktan Yönetim
• Güvenlik Duvarı ve IP Otomatik Savunma
• Çevrimiçi yardım
• Kolay Sistem Kapasitesi Yükseltmesi (Ölçeklenebilirlik)

6. Afetten Kaçınma ve Kurtarma

Yanlışlıkla oldu. Devre arızaları veya telefon hizmeti kesintileri durumunda iş kesintilerini en aza indirmek amacıyla, 7/24 kullanılabilirlik sağlayan oteller için yük devretme çözümleri her zaman gereklidir.

En kötü senaryoda telefonlarınızın tekrar hızlanmasını sağlamak için sağlayıcınızın güvenilir bir olağanüstü durum kurtarma planına sahip olduğundan emin olun. Çift PBX bekleme , 4G LTE yük devretme , Otomatik Yedekleme ve Geri Yükleme gibi çözümler dikkate alınmalıdır.

7. İleriyi Düşünün – Bulut mu, Şirket İçi mi?

Artık mevcut altyapınız ve neye ihtiyacınız olduğuna dair temel bir anlayışa sahip olduğunuza göre, oteliniz için hangi tür iletişim sisteminin en anlamlı olduğuna karar vermenin zamanı geldi: Bulut üzerinde barındırılan bir sunucu veya şirket içi bir VoIP çözümü.

Bulut tabanlı çözümler ivme kazanırken (ve iyi nedenlerle), bu her zaman basit bir karar değildir. Yeterli hizmet sunulursa her iki sistem de harika çalışır. Mali açıdan bakıldığında, barındırılan çözümler geleneksel olarak bir OpEx (işletme giderleri) modelinde çalışır, yerinde çözümler ise bir CapEx (sermaye harcamaları) modelinde çalışır. Otelinizin finansmanı bir modeli diğerine tercih ediyorsa, bu muhtemelen hangi tür sistemi uygulayacağınıza karar verecektir.

Yeastar – Güvenilir Danışmanınız

Konaklama iletişim sistemi uzun vadeli bir yatırımdır ve otelinize en uygun ve ihtiyaçlarınız değiştikçe büyüyen bir çözüm bulmak önemlidir. Göz önünde bulundurulacak çok çeşitli seçenekler ve yeni teknolojiler varken, bir arama ve seçme sürecini yürütmek biraz bunaltıcı gelebilir. Neyse ki, blogumuzdaki evler, göz önünde bulundurmanız gerekebilecek temel iletişim teknolojileri hakkında bilgiler sağlıyor: bulut telefonu , tümleşik iletişim , BOYD (hareketlilik) vb. Ayrıca belirli otel örneklerini  bulabilir ve diğer otelcilerin telefon sistemlerini nasıl yükselttikleri hakkında ipucu alabilirsiniz. .

Belirli bir çözüme ihtiyacınız varsa  tam kapsamlı konaklama çözümümüz ,  hizmetlerimizin otellerinize nasıl fayda sağlayabileceğini ve ne tür cihazların veya altyapının dahil edilmesi gerektiğini gösterecektir. Sadece bir göz atın ve ihtiyacınız olanı bulun!

Ve tabii ki çözüm uzmanlarımız soruları yanıtlamak ve faydalı tavsiyeler vermek için her zaman buradalar; bizimle  istediğiniz şekilde iletişime geçmekten çekinmeyin .